Libérez-vous de l'administratif et concentrez-vous sur la pédagogie
Gestion des apprenants, dossiers de financement, convocations, émargements, attestations, relances… Vous passez plus de temps sur l’administratif que sur la formation. Je vous crée une solution métier qui fait (presque) tout ça à votre place.
Certifié Qualiopi ou pas, organisme ou formateur solo, j’adapte la solution à VOTRE réalité.
Expliquez-moi votre situation 👇
Votre quotidien a des airs de :
"Je jongle entre 15 fichiers Excel et je perds un temps fou"
Apprenants ici, sessions là, financements ailleurs, documents partout… Impossible d’avoir une vision claire.
"Les dossiers de financement me prennent des heures"
CPF, OPCO, Pôle Emploi, … Chaque financeur a ses documents, ses délais, ses règles. C’est un casse-tête permanent.
"J'envoie les mêmes emails 50 fois"
Convocations, rappels, émargements, attestations… Vous passez votre temps à envoyer les mêmes documents.
"Je ne sais plus où j'en suis avec chaque apprenant"
Qui a payé ? Qui a signé ? Qui manque à l’appel ? Quel dossier est en attente ? Vous devez tout vérifier à la main.
Ce que je fais pour vous :
DigiForma, Dendreo, FormDev, Hop3team … Vous avez peut-être testé. Ces outils sont soit trop chers, soit trop rigides, soit pas adaptés à VOTRE façon de fonctionner. Je crée une solution sur-mesure qui colle à VOS besoins précis.
Automatisation Ciblée
Système de gestion complet
Quick Audit
Vous avez UNE tâche précise qui vous fait perdre du temps ? Je l’automatise.
Exemples concrets pour organismes de formation :
✅ Inscription automatique après paiement
Vente sur Stripe/Thrivecart → Accès formation envoyé automatiquement sur Teachisy/autre plateforme → Zéro saisie manuelle, accès instantané
✅ Création automatique des convocations
Session programmée → Convocations générées et envoyées automatiquement à tous les inscrits → Fini les convocations une par une
✅ Rappels automatiques avant les sessions
48h avant la formation → Email de rappel envoyé automatiquement avec toutes les infos pratiques → Moins d’absences, moins de questions
✅ Génération automatique des attestations
Formation terminée + émargement validé → Attestation générée et envoyée automatiquement → Plus d’oublis, gain de temps énorme
✅ Suivi des paiements et relances
Facture impayée → Relance automatique à J+X jours → Trésorerie améliorée sans y penser
✅ Facturation automatique
Inscription validée → Facture créée et envoyée automatiquement (compatible facturation électronique) → Conformité + rapidité
Vous voulez TOUT centraliser et automatiser : apprenants, sessions, financeurs, documents, facturation, communication… Le système complet qui gère votre OF de A à Z.
Bénéfices concrets :
→ Vous voyez TOUT en un coup d’œil
→ Fini les oublis et erreurs humaines
→ Conformité Qualiopi facilitée (traçabilité totale)
→ Vous pouvez grossir sans recruter plus
→ Vous passez votre temps sur la pédagogie, pas l’admin
Comment on fait :
ÉTAPE 1 : Analyse 360
- Je passe 3-4h avec vous en visio
- On cartographie tous vos process actuels (inscription, financement, convocation, suivi, facturation, certification…)
- J’identifie ce qui peut être centralisé et automatisé
- Je vous fais un cahier des charges complet + devis par lots
ÉTAPE 2 : Construction de votre système par lots (par exemple 🙂
- Lot 1 : Base de données centralisée (apprenants, sessions, formateurs, financeurs…)
- Lot 2 : Automatisations administratives (convocations, rappels, attestations…)
- Lot 3 : Automatisations financières (facturation, relances, suivi paiements…)
- Lot 4 : Portails et accès (apprenants, formateurs, sous-traitants…)
Ce que peut inclure votre système :
Gestion des apprenants :
- Fiche complète par apprenant (coordonnées, parcours, documents, financement…)
- Historique de toutes les formations suivies
- Suivi du statut (inscrit, en cours, terminé, certifié…)
- Documents centralisés (contrat, convention, émargements, attestations…)
Gestion des sessions :
- Planification et calendrier visuel
- Liste des inscrits par session
- Suivi de la présence (émargements numériques possibles)
- Génération automatique des documents (convocations, feuilles d’émargement…)
- Suivi du remplissage et des places disponibles
Gestion des financements :
- Suivi par financeur (CPF, OPCO, Pôle Emploi, entreprise…)
- Documents spécifiques par financeur
- Suivi des dossiers (en attente, validé, refusé, à compléter…)
- Alertes pour les échéances importantes
Automatisations courantes :
- Inscription → Envoi automatique du contrat/convention
- Paiement reçu → Facturation automatique + envoi
- Session programmée → Convocations automatiques
- J-2 avant session → Rappel automatique
- Fin de formation → Attestation générée et envoyée
- Document manquant → Relance automatique
- Impayé → Relance échelonnée automatique
Tableaux de bord et reporting :
- Vision globale de l’activité (sessions à venir, en cours, terminées)
- Suivi financier (CA, impayés, prévisionnel)
- Pré BPF
- Taux de remplissage
- Satisfaction apprenants
- Conformité Qualiopi (si concerné)
Portails et accès (optionnel) :
- Espace apprenant (documents, planning, ressources)
- Espace formateur/sous-traitant (sessions, émargements, documents)
- Espace entreprise partenaire (suivi de leurs salariés)
Vous ne savez pas exactement de quoi vous avez besoin ? On fait le point ensemble (max 90 min).
Ce qu’on fait :
- Vous me montrez comment vous fonctionnez
- Je vous dis précisément ce qui peut être simplifié/automatisé
- Vous repartez avec une feuille de route claire
Idéal si :
- Vous sortez d’un outil type Digiforma ou travaillez sur Excel/Google sheet et cherchez plus adapté à votre OF
- Vous hésitez entre plusieurs solutions
- Vous ne savez pas ce qui est possible pour VOUS
- Vous voulez un regard extérieur avant de vous lancer
Autres services pour organismes de formation
📧 Mise en place de l'emailing (Mailerlite)
Newsletters, séquences d’onboarding, campagnes de communication… Je paramètre votre système d’emailing professionnel.
📄 Pack Facturation Électronique (Abby)
Obligation 2026-2027 : je vous aide à mettre en place la facturation électronique avec le logiciel Abby (français, conforme).
🎥 Digitalisation de vos formations
Vous voulez mettre vos formations en ligne ? Je vous aide à structurer les contenus, uploader les vidéos, créer les parcours sur votre plateforme.
📚 Création d'e-books et lead magnets
Pour attirer des prospects : guides, livres blancs, check-lists… Je crée vos contenus téléchargeables. Possibilité de compléter avec l’offre emailing pour créer des emails automatisés et structurer vos contacts récupérés.
📄 Pack Formation Zen
Idéal pour : les OF souhaitant une gestion simplifiée et une conformité réglementaire, à tarif accessible. Profitez d’un pack avec l’essentiel pour démarrer que vous pourrez améliorer, optimiser et personnaliser.
Assistant Intelligent Réglementation
Gagnez des heures de veille réglementaire. La documentation officielle pour votre organisme de formation, centralisée, structurée et toujours à jour.
Questions fréquentes
❓ C'est compatible avec mon certificateur / mes financeurs ?
❓ Je suis certifié Qualiopi, ça répond aux critères ?
❓ Je peux migrer mes données Excel existantes ?
❓ Ça fonctionne avec ma plateforme de formation (Teachizy, Teachable, Podia...) ?
❓ Je travaille avec des formateurs sous-traitants, ils peuvent y accéder ?
❓ Et la facturation électronique obligatoire ?
❓ Je fais des formations présentielles ET e-learning, ça marche pour les deux ?
❓ Mes apprenants vont devoir utiliser des outils compliqués ?
Vous méritez de passer votre temps sur la pédagogie, pas sur Excel !
Vous êtes devenu OF pour transmettre vos compétences, pas pour faire de l’administratif 15h par semaine. Je peux vous en débarrasser. La première étape ? On en discute ?