Julia dirige un centre de formation spécialisé dans la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE). Elle fait face à un défi de taille : organiser et gérer efficacement ses clients, leurs dossiers VAE, et les interactions avec les sous-traitants et stagiaires. Son système actuel rend difficile le suivi précis des dossiers et la communication efficace. Elle n’a pas tous les process bien définis.
Cas Client – No Code / Digital – grobin.fr
🧐 Problématique
- Gestion désorganisée des dossiers clients VAE et des interactions CRM
- Création manuelle et fastidieuse des documents administratifs
- Difficultés dans le suivi des heures de formation et la gestion des calendriers
💡 Solution & Impact
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Intégration d’Airtable, Make, Google Drive, Google Docs, Softr et PandaDoc
Julia me contacte pour une solution personnalisée. Je propose une intégration harmonieuse entre Airtable, Make, Google Sheets, Google Docs et PandaDoc pour répondre à ses besoins spécifiques.
Mise en Place
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- Base de Données Centralisée avec Airtable : Airtable devient le cœur du système, gérant les données clients, les dossiers VAE, et les interactions CRM.
- Automatisation des Documents avec Google Docs et PandaDoc : Les documents administratifs sont créés et générés automatiquement, puis classés sur Google Drive.
- Rappels et Notifications avec Make : Make est utilisé pour envoyer automatiquement des rappels et notifications aux sous-traitants et stagiaires.
- Gestion des Heures et Calendrier avec Google Sheets : Les heures de suivi de chaque stagiaire par les sous-traitants sont enregistrées et gérées dans Google Sheets, avec un calendrier pour les inscriptions aux sessions collectives.
- Portail pour les Sous traitants avec Softr.
Résultats Bénéfiques
- Gestion de Dossier Structurée : La centralisation des dossiers dans Airtable simplifie la gestion des clients VAE.
- Automatisation des Tâches Administratives : La création et la gestion des documents deviennent plus rapides et moins sujettes aux erreurs.
- Communication Efficace : Les rappels et notifications automatisés améliorent la communication avec les sous-traitants et stagiaires.
- Suivi Précis des Formations : Le suivi des heures de formation est optimisé grâce à Google Sheets et le calendrier d’inscription est facilement accessible.
🏆 L’Impact sur son entreprise
L’intégration des solutions transforme radicalement le fonctionnement de l’organisme de Julia qui bénéficie d’une organisation améliorée, d’une efficacité accrue dans la gestion des dossiers, et d’une meilleure communication avec son équipe et ses stagiaires. La gestion simplifiée permet à Julia de se concentrer sur l’aspect le plus important de son travail : aider ses clients à réussir leur VAE.
