Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) sans stress : le guide complet pour s’organiser facilement

Chaque année, c’est la même histoire. 

Le Bilan pédagogique et financier pour les organismes de formation (BPF) approche, et c’est la panique. 

Vous courez après les informations, vous fouillez dans des tableaux Excel éparpillés, et vous croisez les doigts pour ne rien oublier.

Pourtant, le véritable problème ne vient pas du BPF en lui-même… mais d’un manque d’organisation en amont.

Dans cet article, je vous explique pourquoi vous avez du mal à gérer cette étape, ce qu’est réellement le BPF, et surtout, je vous propose un guide clair (à télécharger gratuitement en bas de l’article) pour que vous puissiez aborder cette échéance avec sérénité (et conseils pour l’année prochaine).

Le BPF, ce “monstre” annuel qui n’en est pas un

Ah, le “Bilan Pédagogique et Financier”… 

Ces quatre mots suffisent souvent à déclencher une vague de stress chez les organismes de formation. Chaque année, c’est la même rengaine : panique à bord, recherche frénétique de documents, calculs à n’en plus finir et crainte de se tromper.

Mais soyons honnêtes un instant : ce n’est pas tant le BPF qui est compliqué, c’est notre façon de gérer nos informations au quotidien.

Imaginez un peu : vous rangez vos verres dans le frigo, vos assiettes sous le lit et vos couverts dans la salle de bain. 

Puis on vous demande de dresser une table en 10 minutes. 

Mission impossible, non ? 

C’est exactement ce qui se passe quand nos données de formation sont éparpillées aux quatre coins de notre système d’information (quand elles ne sont pas simplement dans la tête de Marie-Claude, partie en congé maternité justement la semaine du BPF).

Cet article (et guide téléchargeable) ont pour objectif de :

• Vous expliquer clairement ce qu’est le BPF
• Répondre aux questions les plus fréquentes
• Vous guidez dans votre déclaration

Qu’est-ce que le Bilan Pédagogique et Financier ?

Le BPF est un document obligatoire que tout organisme de formation doit remplir chaque année. Quand je dis “tout organisme de formation”, nous entendons bien tout organisme qui a un numéro de déclaration d’activité (NDA). Si vous n’en avez pas, vous ne pouvez pas avoir d’organisme de formation et n’êtes pas considéré organisme de formation.

Il s’agit d’une photographie de votre activité de formation sur l’année civile écoulée, tant sur le plan pédagogique (nombre de stagiaires, heures de formation) que financier (chiffre d’affaires réalisé).

Ce document permet aux services de l’État de :

• Suivre l’évolution du secteur de la formation professionnelle
• Contrôler la cohérence entre l’activité déclarée et la réalité
• Vérifier la conformité des organismes avec leurs obligations légales

Le BPF doit être transmis chaque année avant fin avril généralement, mais c’est souvent repoussé à fin mai (comme pour 2025, vous avez jusqu’au 31 mai). 

FAQ : Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur le BPF sans jamais oser le demander

1. Pourquoi le BPF met tout le monde en stress ?

• Ce n’est pas une question de compétence : c’est une question de système.

   

• Trop de données sont éparpillées : inscriptions, conventions, assiduité, factures, etc.

   

• L’enjeu : ce n’est pas juste administratif, c’est une obligation légale qui peut mettre ton activité en péril si tu ne la remplis pas correctement.

2. Le BPF, c’est quoi exactement ? (Explication simple)

• Un document obligatoire à remettre chaque année, avant à la DREETS, maintenant, directement par la plateforme en ligne.

   

• Il récapitule l’activité de formation de l’organisme : nombre de stagiaires, heures dispensées, chiffre d’affaires, etc.

   

• Il conditionne le maintien de ton numéro de déclaration d’activité.

   

• Il est à remplir entre avril et fin mai.

3. Qui doit remplir le BPF ?

Tous les organismes possédant un numéro de déclaration d’activité (NDA), qu’ils aient eu une activité de formation ou non pendant l’année concernée. Oui, même si vous n’avez formé personne, vous devez quand même remplir le BPF (ne vous inquiétez pas, ce sera plus rapide).

4. Comment remplir le BPF ?

Le BPF se remplit exclusivement en ligne sur le portail MonActivitéFormation. Finies les longues soirées à remplir des formulaires papier avec une calculatrice et du Tipex !

Le formulaire est divisé en plusieurs sections :

• Identification de l’organisme
• Caractéristiques de l’organisme
• Bilan financier
• Bilan pédagogique
• Personnes dispensant des heures de formation

5. Que se passe-t-il si je ne remplis pas mon BPF ?

Aïe… là, ça devient moins drôle. La non-transmission du BPF peut entraîner la perte de votre numéro de déclaration d’activité et l’impossibilité de continuer à exercer légalement votre activité de formation

6. Quels documents dois-je préparer pour bien remplir mon BPF ?

Si vous la chance de mes clients, ou la mienne (qui est outillée pour concevoir un outil sur mesure pour gérer mon OF), vous avez déjà 98% des données utiles récapitulées dans une belle interface Airtable (ou autre outil de votre choix : Notion, Coda). Certaines plateformes comme Digiforma, Dendreo etc. prémâchent aussi le travail.

Sinon, voici la liste des documents qui vous faciliteront grandement la tâche :

• Vos factures de l’année concernée
• Les conventions et contrats de formation
• Les feuilles d’émargement
• Les contrats avec vos formateurs (internes et externes)
• Les attestations de fin de formation

Conseil de pro : créez un dossier spécifique « BPF 202X » dès le début de l’année pour y centraliser tous ces documents au fur et à mesure.

Conseil de super pro : Il est important d’avoir centralisé des données tout au long de l’année pour éviter le casse-tête au moment de la déclaration. Vous pouvez concevoir ou vous aider pour une solution sur mesure afin de gérer votre organisme, les dossiers, sessions et remplir votre BPF en un clin d’œil.

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Prestations pour OF : https://grobin.fr/prestations-digitales-nocode-freelances-organisme-formation/

7. Quelle période d’exercice comptable doit être prise en compte ?

Le BPF se base sur ton dernier exercice comptable clos, qui n’est pas nécessairement aligné sur l’année civile. Par exemple, si ton exercice comptable s’étend du 1er septembre au 31 août, le BPF 2025 portera sur la période du 1er septembre 2023 au 31 août 2024. Il est donc essentiel de se référer aux dates spécifiques de ton exercice comptable.

8. Mon activité est partielle ou en sommeil, dois-je quand même remplir le BPF ?

Oui ! Tant que vous possédez un numéro de déclaration d’activité, vous devez remplir le BPF, même pour indiquer une activité nulle. C’est l’occasion de faire le point : souhaitez-vous conserver votre NDA ? Si non, vous pouvez demander sa suppression et vous libérer de cette obligation.

9. Je viens de créer mon activité, dois-je quand même remplir le BPF ?

Si vous avez obtenu votre numéro de déclaration d’activité avant le 31 décembre de l’année concernée, alors oui, vous devez remplir le BPF, même si vous n’avez pas encore réalisé de formation.

Si vous venez d’obtenir votre NDA en début d’année (après le 1er janvier), vous n’aurez à remplir votre premier BPF que l’année suivante.

10. Est-ce que je dois prendre en compte le chiffre d’affaires encaissé ou en engagement ?

Le BPF doit refléter les éléments engagés et comptabilisés au cours du dernier exercice comptable clos, indépendamment de leur encaissement effectif. Cela signifie que tu dois déclarer les montants correspondant aux formations réalisées ou débutées durant cette période, en te basant sur le principe de l’engagement plutôt que sur celui de l’encaissement ou du paiement. ​

C’est un point souvent source de confusion, car dans la comptabilité classique des micro-entrepreneurs par exemple, on raisonne souvent en « encaissé ». Mais pour le BPF, on est bien sur de l’engagement, c’est-à-dire les actions de formation effectivement délivrées sur la période.

Exemple : Une formation réalisée en décembre 2024 mais facturée et payée en janvier 2025 doit être comptabilisée dans le BPF 2024.

11. Je suis formateur et j’ai fait de la sous-traitance, dois-je déclarer un BPF ?

Si vous êtes formateur indépendant intervenant en sous-traitance pour un organisme de formation, et que vous possédez votre propre NDA, alors oui, vous devez remplir votre propre BPF. Vous y déclarerez votre activité réalisée en tant que sous-traitant.

12. J’ai eu recours à des formateurs en sous-traitance, dois-je les déclarer dans mon BPF ?

Absolument ! Dans votre BPF, vous devez déclarer toutes les formations pour lesquelles vous avez signé une convention ou un contrat avec un client, même si vous avez confié la réalisation à un sous-traitant. Vous mentionnerez également ces formateurs externes dans la partie « Personnes dispensant des heures de formation ».

13. Quelles heures dois-je indiquer dans le BPF : toutes les heures de la formation ou juste celles effectuées sur l’année à déclarer ?

Cette question est cruciale pour les formations qui s’étalent sur plusieurs années civiles. Dans le BPF, vous ne devez comptabiliser que les heures de formation effectivement réalisées pendant l’année civile concernée.

Exemple : Pour une formation de 200 heures débutant en septembre 2024 et se terminant en mars 2025 :

• Dans le BPF 2024 : uniquement les heures réalisées de septembre à décembre 2024
• Dans le BPF 2025 : uniquement les heures réalisées de janvier à mars 2025

14. Je suis formateur occasionnel sans NDA, suis-je concerné par le BPF ?

Si vous intervenez comme formateur occasionnel sans posséder de numéro de déclaration d’activité :

• Vous n’avez pas à remplir de BPF (ouf !)
• L’organisme de formation qui fait appel à vous doit vous déclarer dans son propre BPF, dans la section « Personnes dispensant des heures de formation »

15. Je suis un organisme de formation : je propose des formations en direct et j’ai travaillé en sous-traitance pour un autre organisme. J’ai aussi fait appel à des sous-traitants. Est-ce que je dois faire une double déclaration ?

Non, il n’y a qu’un seul BPF à remplir par numéro de déclaration d’activité.

En revanche, dans ce BPF, tu dois bien distinguer les deux types d’activité :

• Les formations que tu as réalisées directement sous ton nom : tu les déclares normalement (stagiaires, chiffre d’affaires, heures, etc.).

   

• Les formations que tu as faites en sous-traitance pour d’autres organismes : tu dois aussi les déclarer, dans la partie dédiée à la sous-traitance, même si le chiffre d’affaires est limité à ce que l’autre organisme t’a payé.

   

• Si tu as fait appel à des sous-traitants, tu déclares leurs interventions dans la case prévue à cet effet (nombre d’heures réalisées par des tiers, etc.), car c’est toi qui es responsable de l’action vis-à-vis de l’administration.

   

Important : tout doit apparaître dans un seul et même BPF, mais les parties “activité directe”, “activité sous-traitée” et “activité réalisée par des sous-traitants” doivent être clairement différenciées.

16. Je suis formateur occasionnel, je n’ai pas de numéro de déclaration d’activité (NDA). Est-ce que je dois remplir un BPF ? Et est-ce que l’organisme qui m’a fait travailler doit me déclarer ?

Non, tu n’as pas à remplir de BPF si tu es formateur indépendant sans numéro de déclaration d’activité. C’est l’organisme de formation qui t’a missionné qui est responsable de la déclaration.

En clair :

• Tu es intervenu en tant que prestataire ou salarié ponctuel ?
  → C’est l’organisme qui t’a payé qui doit intégrer ton intervention dans son propre BPF (dans les heures réalisées par des intervenants externes ou salariés).

   

• Toi, tu ne déclares rien, puisque tu n’as pas de NDA.

   

Attention : si tu réalises régulièrement des formations à ton compte, il faudra envisager de demander un NDA et donc de remplir ton propre BPF.

17. Qui déclare quoi dans le BPF ? Petit récap’ ultra simple :

À retenir :

• Si tu as un NDA, tu dois faire un BPF. Peu importe que tu sois un organisme ou un formateur indépendant.

   

• Si tu n’as pas de NDA, tu ne fais pas de BPF, et c’est l’organisme avec un NDA qui doit déclarer ton intervention.

Comment s’organiser pour ne plus stresser face au BPF

Le secret pour aborder sereinement le BPF chaque année tient en trois mots : anticiper, centraliser, automatiser.

1. Anticipez

Si vous utilisez du Excel ou Google sheet, que vos informations ne sont pas centralisées ni automatisées, voici quelques conseil. Créez dès le début de l’année un dossier « BPF 202X » et structurez-le selon les sections du formulaire. Mettez en place un tableau de suivi mensuel de vos activités reprenant les principales données à reporter. Cette organisation préventive vous évitera la course contre la montre et le stress des derniers jours avant la date limite de dépôt.

2. Centralisez

Si vous voulez gagner du temps, ne plus vous éparpiller dans vos différents tableaux et documents, voici des conseils pour bien préparer l’année prochaine.

Pour centraliser efficacement vos données, deux options s’offrent à vous :

Option 1 : Les logiciels spécialisés pour la formation Des solutions comme Digiforma, Dendreo ou d’autres outils dédiés aux organismes de formation existent sur le marché. Ces logiciels intègrent souvent des fonctionnalités spécifiques pour le BPF. Cependant, ils peuvent représenter un investissement conséquent et paraître complexes à prendre en main, particulièrement pour les petites structures ou les indépendants.

Option 2 : Les solutions no-code personnalisées Le « no-code » (ou « sans code ») désigne des plateformes qui permettent de créer des applications et des systèmes d’information sans avoir besoin de programmer. Des outils comme Notion, Airtable ou Coda vous permettent de concevoir votre propre système de gestion adapté précisément à vos besoins, avec une interface intuitive et sans compétences techniques particulières.

3. Automatisez

L’automatisation consiste à connecter vos différents outils pour que les données circulent automatiquement, sans intervention manuelle répétitive.

Concrètement, cela peut signifier :

• Paramétrer des extractions régulières depuis votre comptabilité
• Créer des tableaux de bord qui se mettent à jour automatiquement
• Utiliser des connecteurs comme Zapier ou Make pour créer des « ponts » entre vos applications

Par exemple, chaque nouvelle facture pourrait automatiquement alimenter votre tableau de suivi du BPF, ou chaque nouvelle formation pourrait être instantanément comptabilisée dans vos statistiques.

Besoin d’aide pour mettre en place votre système ?

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Conclusion

Le BPF n’est pas un monstre insurmontable, mais plutôt un exercice annuel qui révèle notre capacité (ou non) à organiser efficacement nos données de formation. 

En adoptant les bonnes pratiques de gestion tout au long de l’année, vous transformerez ce moment redouté en une simple formalité administrative.

N’oubliez pas : un BPF bien préparé, c’est une sérénité assurée et un temps précieux économisé que vous pourrez consacrer à développer votre activité ou, pourquoi pas, à siroter tranquillement un café en regardant vos concurrents s’arracher les cheveux devant leur BPF !

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